Denne kronik blev oprindelig bragt i Jyllandsposten den 17. marts 2004. Den fortæller hvorfor IT er vanedannende og hvorfor mere IT kan føre til øgede omkostninger.
It giver sjældent gevinst
Indførelsen af ny informationsteknologi vil i mange tilfælde give større offentlige omkostninger og mindre effektivitet. Samtidig lader det til at det offentlige ikke har et overblik over hvor mange penge man bruger på informationsteknologi.
Finansministeriets Budgetredegørelse 2003 anslår at dele af staten i 2002 brugte 2,7 milliarder kroner på informationsteknologi. Dette beløb dækker altså ikke alle statens udgifter. Danmarks Statistik opgiver at kommunerne i 2001 typisk brugte omkring 500 kr pr. indbygger, hvad der tyder på en samlet udgift for dem på omkring 2,5 milliarder. Jeg har ikke fundet noget tal som belyser hvor meget amterne i alt anvender på informationsteknologi. Jeg har heller ikke fundet nogen tal som belyser hvor meget tid offentligt ansatte skal bruge på at sætte sig ind i ny teknologi. Samtidig voksede de udgifter til informationsteknologi der var medregnet i Budgetredegørelsen fra år 2000 til 2002 med halvtreds procent.
Danmarks Statistik har udgivet en undersøgelse af det offentliges brug af informationsteknologi i 2003. I følge den undersøgelse var det henholdsvis syv, nul og to procent af digitaliseringsprojekterne i stat, amter og kommuner som førte til en betydelig frigørelse af ressourcer. Over halvdelen af projekterne førte kun til en ringe, eller slet ingen frigørelse af resourcer. Da selve indførelsen af informationsteknologi koster penge, tyder det på at indførelsen af ny teknologi i de fleste tilfælde har øget de offentlige udgifter.
Integration og brugbarhed løser ikke alle problemer
Hvad er årsagerne? Der er ofte diskussion af at de offentlige systemer savner integration, at problemet er at offentlige myndigheder ikke kan udveksle flere oplysninger elektronisk. Det er en populær forklaring blandt leverandører af informationsteknologi. Effektivitetsforbedringerne og besparelserne vil komme når det offentlige anskaffer nogle nye og bedre systemer.
En anden forklaring er at de offentlige systemer ikke er udformet godt nok. At de er for vanskelige at betjene og at man ved udformningen ikke har taget tilstrækkeligt udgangspunkt i brugernes behov. Arbejdsformidlingens Amanda var et eksempel på et system som var nærmest ubrugeligt i praksis. Imidlertid beskriver amerikaneren Thomas Landauer hvordan effektiviteten i administration i USA i firserne og halvfemserne stagnerede trods en massiv indførelse af informationsteknologi. I samme periode blev computerne langt lettere at anvende. Hvis problemet var at informationsteknologien var for vanskelig at anvende, burde forbedringerne have ført til højere effektivitet.
IT er tiltrækkende for politikere
Når informationsteknologi fører til højere omkostninger, er en mulig forklaring at den er så tiltrækkende at man helt glemmer at vurdere om den kan betale sig. Dybkjær-rapporten fra 1994 startede den nuværende bølge af offentlige IT investeringer ved at fortælle hvordan informationsteknologien ville give det enkelte menneske en bedre tilværelse, mens den ikke diskuterede størrelsen af de nødvendige investeringer. Tendensen er fortsat. I dag bruger oversigterne fra Danmarks Statistik fem sider på teknikken for hver gang man bruger en enkelt side på omkostningerne og effekten af den.
Blandt politikere er teknikken blevet et symbol på fremskridt og udvikling. Den gør det muligt at afbilde de mest komplicerede sammenhænge som mennesker kan forestille sig, og den kan opbygges så den både kræver at brugerne er aktive, og at de følger de regler som er indbygget i det enkelte program. Derfor er informationsteknologi det ideelle medium for lovgivere og beslutningstagere.
It er et fristende udtryksmiddel
Informationsteknologi gør det langt lettere at udtrykke noget. Almindelige mennesker kan opleve den rytme og lethed som tidligere kun var mulig for talentfulde kunstnere efter lang tids træning. I forhold til kommunikation på papir giver e-mail og internettet samtidig mulighed for en hurtigere rytme som øger den enkeltes tilfredsstillelse når han eller hun udtrykker noget. Det giver en større intern kommunikation, og det betyder at man bruger flere ressourcer på at kommunikere udadtil.
Hvor offentlige myndigheder tidligere kun offentliggjorde materiale når der var et bestemt formål med det, virker det i dag ofte som et mål i sig selv bare at udtrykke et eller andet. Jeg har flere gange oplevet at offentlige myndigheder udstillede materiale som de havde været bedst tjent med at holde for sig selv. Det kan selvfølgelig betragtes som en styrkelse af demokratiet når borgerne får direkte adgang til oplysninger om hvordan den offentlige forvaltning fungerer, på den anden side koster det typisk mellem tre og fem tusind kroner at producere en web-side fyldt med tekst og indhold.
Bedre værktøjer kan føre til at man arbejder mere
Når man i forhold til indsatsen får et større udbytte af en bestemt aktivitet, bruger man alt andet lige mere tid på den. Når man laver statistik med papir og en lommeregner, nøjes man ofte med at lave en sammentælling og udregne gennemsnittet. Med en computer og et regneark er det overkommeligt at gennemregne alle mulige forskellige sammenhænge og udviklinger. Nogle synes endda det er sjovt at gøre det, specielt når de finder nogle sammenhænge som overrasker deres kolleger. En teknologi der er lettere og mere behagelig at anvende, kan altså føre til mere arbejde og øgede omkostninger.
Brugerne fremmer deres personlige mål
Brugen af informationsteknologi er i høj grad drevet af tre mål som de fleste mennesker stræber efter: Følelsesmæssig tilfredsstillelse, kontrol over ens egen tilværelse og social accept. Eller mere direkte udtrykt: Sex, magt og popularitet. Hvis en anvendelse af informationsteknologi skal blive udbredt, kræver det normalt at brugerne føler at de kommer tættere på to af de tre mål. Samtidig skal man huske at de fleste mennesker er ligeglade med det formål som et bestemt stykke informationsteknologi egentlig er lavet til. Det vigtigste for dem er hvordan de selv kan bruge teknikken til at nå deres egne personlige mål.
Nu indfører man et nyt sagsbehandlingssystem som kan halvere antallet af timer der bruges til behandling af hver sag. Hvis brugerne og ledelsen satser på en effektivisering af arbejdet, kan det betyde at hver anden skal afskediges. Det koster både magt og popularitet. Det er mere sandsynligt at både ledelsen og brugerne vil gå på jagt efter nye opgaver som kan give om ikke sex, så i hvert fald magt og popularitet indenfor deres område. I den situation kan et system som er lettere at anvende og mere fleksibelt give en lavere effektivitet.
Informationsteknologi skaber let mere arbejde
Informationsteknologien gør det lettere at skabe mere arbejde. Når borgerne selv skal indtaste deres oplysninger på elektroniske blanketter, er det næsten gratis for det offentlige at kræve flere oplysninger som muliggør administration af mere komplicerede regler. Når det bliver uoverskueligt, er næste skridt at udvikle en portal hvor den enkelte borger kan se en oversigt over de regler og oplysninger som vedrører ham eller hende, og den kan igen bruges som platform for opsamling og udveksling af flere oplysninger. I princippet er der ingen grænser for hvor meget information det offentlige kan opsamle og behandle, selvom mere information i mange tilfælde reelt fører til en lavere effektivitet.
Vi må erkende at problemet i dag ofte er for meget mere end for lidt information. Hvis investeringer i informationsteknologi ikke skal føre til øgede offentlige omkostninger, er vi nødt til at opsætte nogle barrierer. Vi skal ikke bruge nye services som en løftestang til indførelse af mere informationsteknologi, men i stedet stille krav om at vi kun udbygger hvor borgerne faktisk har bedt om en bedre service. Vi skal begrænse det offentliges opsamling og udveksling af information, hvor det ikke er sikkert at den er nødvendig for løsning af opgaverne. Vi skal kun indføre informationsteknologi når almindelige fornuftige vurderinger viser at den kan give de resultater vi ønsker, og vi skal passe på at vi ikke lader os forføre af drømmen om den perfekte teknik som kan løse alle vores problemer.
Efterskrift 28. juni 2022
Da jeg skrev om menneskelig motivation til kronikken, savnede jeg nogle begreber som så ud til at kunne anvendes i praksis. Jeg har nu opdaget, at der i USA er en solid teori om menneskers motivation under titlen Selv determination theory. Den er baseret på tre grundbegreber: Autonomy, competence og relations. De ligger altså tæt op ad de begreber som jeg i sin tid kom med: Kontrol over ens egen tilværelse og social accept. Deres teorier er grundige og gennemarbejdede, men de har af en eller anden grund ikke medtaget noget om sanselige oplevelser.